Система DeloPro 4.0 помогает динамично развивать нам бизнес. Опыт внедрения в компании САМЕКС - компания КСИКОМ СЕРВИС

CW: Как проходил запуск системы?

Сначала были подготовлены данные и проведена настройка системы. Эти работы выполнялись членами команды внедрения от компании САМЕКС при содействии архитектора проекта, который обеспечивал методологическую и технологическую поддержку подготовки и ввода картотек товаров, персон и организаций, исторических и стартовых данных, настройки объектов системы, шаблонов документов. Менеджером проекта совместно с консультантом были введены все пользователи, определены их роли в БП, заданы индивидуальные права доступа к объектам системы и значения по умолчанию, настроены отчеты. Для каждой роли определены права на функции системы.

В течение месяца (декабрь 2006 года) консультант провел обучение пользователей. Они обучались по группам в соответствии с их ролями в БП. С ключевыми пользователями обучение проводилось персонально с расстановкой акцентов на особенности прохождения БП и отработки их в системе. По завершению обучения проводились командные игры по отработке БП закупки, продаж, складской и транспортной логистики.

Перед стартом была проведена инвентаризация и введены остатки на складах на конец года, а также все другие необходимые данные. Компания САМЕКС начала работу в системе в режиме промышленной эксплуатации с января 2007 года. Консультант в течение первого месяца эксплуатации обеспечивал расширенную начальную поддержку пользователей, исправлял последствия ошибок и неправильных действий, допускаемых персоналом, проводил дополнительное обучение, корректировал настройки управленческих отчетов. Уже через месяц компания САМЕКС уверенно работала в системе при обычном уровне on-line поддержки, оказываемой консультантами из офиса КСИКОМ.

CW: Как сотрудник компании работает в системе, можно ли привести пример?

Благодаря автоматизации, один оператор способен обработать заявки от четырех-пяти крупных корпоративных клиентов с несколькими тысячами подразделений. Так, оператор обрабатывает заказы офисов, поступающие к нам по электронной почте в виде файлов в формате Excel, содержащих заполненный бланк заказа установленного образца. При импорте этих файлов в систему автоматически создаются заявки покупателей, содержащие товарную спецификацию со специальными ценами из прайслиста организации, реквизиты контактного лица, адрес доставки и другую необходимую информацию. Из всего массива заявок покупателей автоматически формируются заказы на продажу товаров в разрезе организаций, производится резервирование товаров и рассчитывается дефицит, а также создаются заявки на подбор и на доставку. Для предоставления клиентам информации о взаиморасчетах используется специализированный отчет.

CW: А каким образом происходит взаимодействие в системе с контрагентом?

В качестве примера можно взять обслуживание завода по производству товаров бытовой химии в Борисполе, на территории которого был создан удаленный склад компании САМЕКС. По условиям контракта, работники завода по своим электронным карточкам могут получать или заказывать на складе необходимые товары. Кладовщик через сеть Интернет работает в режиме on-line в базе данных компании САМЕКС. При выдаче товаров работнику завода, он формирует заказ на продажу и отгружает имеющиеся в наличии товары. Остальные товары резервирует на центральном складе, создает заявки на подбор и доставку товаров. Необходимые товары доставляются на следующий день. Заказчику предоставляется отчет о заказанных и полученных его работниками товарах с необходимой степенью детализации. Кстати, некоторым крупным корпоративным клиентам мы предоставляем персональный доступ в систему через сеть Интернет для самостоятельного формирования заказов.

CW: Какие результаты получила компания САМЕКС при внедрении системы DeloPro?

Цели и задачи, которые ставились перед проектом автоматизации, выполнены. С помощью системы DeloPro создано единое информационное пространство компании САМЕКС, что качественно изменило достоверность и доступность информации. На сегодняшний день в системе работают 80 пользователей. Среди них руководители компании, продавцы и операторы, обслуживающие продажи, работники отдела закупок, маркетинга, складской и транспортной логистики, бухгалтерии. Компания САМЕКС получила инструменты для построения прозрачной системы ценообразования, корректной оценки доходности сделок, контроля закупочных цен и отслеживания условий поставок, оперативного контроля дебиторской задолженности, управления складской и транспортной логистикой, всестороннего анализа хозяйственной деятельности. VIP-клиентам обеспечен доступ к системе для самостоятельного формирования заказов, налажена работа с торговыми сетями с использованием электронного документооборота, построена эффективная система управления сервисом корпоративных клиентов.

Наш бизнес динамично развивается, появляются новые задачи, решение которых требует соответствующей информационной поддержки. Сотрудничество с компанией КСИКОМ позволяет своевременно автоматизировать важные для нас процессы.