Система DeloPro 4.0 помогает динамично развивать нам бизнес. Опыт внедрения в компании САМЕКС - компания КСИКОМ СЕРВИС

CW: Какие же факторы повлияли на выбор системы DeloPro 4.0?

Я бы отметил две группы факторов. Во-первых, в системе DeloPro 4.0 имеются широкие базовые функциональные возможности для автоматизации многопрофильных торговых холдингов с территориально распределенными подразделениями и обеспечения их работы в режиме on-line, а также персонифицированного доступа к базе данных партнеров и VIP-клиентов для самостоятельного управления заказами. Объем необходимых нам доработок был небольшим, а тот факт, что они выполняются разработчиками системы, обусловливает сжатые сроки и высокое качество работ.

Во-вторых, лицензия без ограничения числа рабочих мест, использование условно-бесплатного ПО на сервере и рабочих местах, низкие требования к аппаратной части рабочих мест, web-серверная архитектура, открытые коды, обмен данными с другими программами с использованием XML. Соответственно мы получаем простоту обслуживания и масштабирования без дополнительных затрат, поскольку не требуется инсталляция системы на рабочих местах и персонал для поддержки пользователей в удаленных подразделениях. Разработчик обеспечивает эволюционный апгрейд и on-line поддержку.

В результате мы имеем сжатые сроки выполнения работ, высокое их качество и отличное соотношение цена/функционал/качество.

CW: Расскажите, пожалуйста, о ходе проекта внедрения DeloPro 4.0.

Работы по проекту начались в мае 2006 года. Для решения поставленных задач использовался функционал конфигурации «Торговля» и подсистем «Автотранспорт», «Доставка», «Электронный магазин». Технология внедрения системы, используемая компанией КСИКОМ, предусматривает две основные фазы – разработка проекта автоматизации (предварительного и окончательного) и его внедрение.

На этапе предварительного проекта была разработана модель корпорации, включающая структуру центров финансовой ответственности, операционную бизнес-модель, структуру каталога товаров, модели ценообразования, классификации затрат и формирования себестоимости. В предварительный проект вошли также описания бизнес-процессов (БП) "как будет" в разрезе технологических операций системы и ролевые инструкции пользователей.

Архитектор проекта на контрольном примере продемонстрировал членам команды внедрения на тестовой конфигурации системы полный цикл прохождения БП в системе, а также провел их предварительное обучение. Затем ключевые пользователи компании САМЕКС самостоятельно отрабатывали БП, используя ролевые инструкции и поддержку консультантов. По завершению отработки БП было принято решение расширить возможности складской логистики для минимизации ошибок при подборе товаров и формировании отгрузочных документов, усиления контроля работы складского персонала, обеспечения своевременной доставки товаров покупателям.

CW: Что собой представляла команда внедрения?

В команду внедрения со стороны компании САМЕКС вошли коммерческий директор (менеджер проекта), руководители отдела продаж и закупок, главный бухгалтер, ИТ-директор, а также ряд ключевых пользователей системы. От компании КСИКОМ в проекте участвовали два консультанта, один из которых возглавлял команду внедрения (архитектор проекта) и разрабатывал проект автоматизации, а второй – привлекался для обучения персонала, тестирования и настройки системы, курирования подготовки данных и др. Для обучения команды внедрения, выполнения настроек и конфигурирования системы, во время проведения рабочих встреч по проекту использовался дистанционный доступ к нашей базе данных из офиса КСИКОМ. Это позволило снизить непроизводительные потери времени и наладить эффективную совместную работу команды внедрения независимо от местонахождения консультантов.

CW: Вы сказали, что было принято решение о расширении функционала. Какое расширение было включено в окончательный проект?

Расширение проводилось в октябре 2006 года. Был создан новый объект – заявка на подбор товара на складе, создаваемая автоматически из зарезервированных товаров или в ручном режиме с заполнением спецификации подбора из каталога товаров. Товар подбирается в произвольное количество грузовых мест с присвоением уникального штрихкода и распечаткой наклейки. На все подобранные товары также распечатываются наклейки. После завершения подбора товаров, на каждое грузовое место можно автоматически сформировать пакет всех необходимых отгрузочных документов (приказы на выдачу товаров со склада, налоговые и товаро-транспортные накладные, пакинг-лист и др.) и произвести их групповую печать.

Это позволило нам эффективно организовать 3-х сменную работу центрального склада, наладить учет работы кладовщиков и повысить их персональную ответственность, значительно снизить ошибки при подборе товаров и устранить их при печати пакета отгрузочных документов, формируемого по подобранным для отгрузки товарам.

Окончательный этап проектирования был закончен в ноябре 2006 года. По результатам доработок были внесены соответствующие изменения в документы проекта, сформированы ролевые инструкции пользователей и регламенты для обеспечения контроля полноты и целостности автоматизируемых БП.