Управление продажами

Управление продажами и закупками

Сделка – центр финансовой ответственности и консолидации информации

Сделки. Для консолидации информации, относящейся к товарно-денежному движению с контрагентами, используются специализированные объекты – сделка на продажу товаров ( заказ ) и сделка на покупку товаров ( закупка ). По своей сути сделка представляет собой центр финансовой ответственности. В этих объектах фиксируется следующая информация:

• условия сделки (контрагент, сроки, валюта, договора, скидки, свойства, графики платежей, отгрузок и доставки, и т.д.);
• спецификация сделки (по товарам и услугам);
• ХО по сделке, формирующие ее баланс;
• связанные объекты – другие сделки, заявки (на подбор, комплектацию, оплату, доставку, закупку, получение, выплату компенсаций и др.);
• связанный бизнес-процесс и его текущее состояние;
• корректировки спецификации;
• спецификация дополнительных расходов по сделке;
• история контактов и переговоров из журнала задач, инциденты;
• произвольные документы и др.

Произвольные единицы измерения в сделках. Сделки на продажу или закупку товаров могут формироваться в дополнительных единицах измерения товаров с автоматической подгонкой количества под норму упаковки или объем. При оприходовании, списании и резервировании товаров производится автоматический пересчет единиц дополнительных измерения в основную.

Профиль сделки. Сделка может быть связана с проектом или выполняться в рамках долгосрочного договора с контрагентом, отражать операции купли-продажи на внутреннем рынке или экспортно-импортные, быть включенной в план продаж, закупок или производства. Для каждого члена корпорации может быть индивидуально настроен тип сделки, характеризующийся:

• индивидуальным прайслистом;
• расчетным счетом, на который должны приходить деньги;
• типом отгрузочного документа (накладная, акт и др.);
• типом цены;
• используемым бизнес-процессом;
• сроками оплаты и резервов;
• создает или не создает налоговые события;
• формирует или нет дебиторскую задолженность.

Таким образом, профилирование сделок по их типу является мощным клиентоориентированным инструментом управления продажами и закупками.

Формирование спецификации сделки. Товары можно выбрать из списка, настраиваемых многоуровневых каталогов, конфигураторов модельных рядов. Для поиска можно использовать артикул, название, штрих-код, кассовый код, а также множество фильтров. Спецификацию сделки можно создать копированием спецификаций других объектов или импортировать из Excel. Пользователю, в соответствии с его правами, доступна информация о свободном количестве товаров в разрезе складов и карт складского учета, в прогнозах по гарантированным закупкам, в незавершенном производстве.

Информация по позиции спецификации. Доступны данные о связанных резервах и прогнозах, запросах и заявках, условиях поставки, отгрузках и возвратах, оплатах и возвратах денег, складских запасах и транзакциях. Кроме того, содержится информация о предоставленных скидках с полной детализацией их структуры. В сделках на закупку товаров позиция спецификации может содержать список сделок по продаже товаров, на основании которых была инициирована данная закупка.

Свойства сделок. С помощью настроек универсальных свойств по каждой сделке можно фиксировать произвольную информацию – графики оплат, получений и отгрузок, счета на частичную оплату, показатели качества, участники и т.п.

Документарные и операционные спецификации сделок. Для проведения рекламационной работы с контрагентами в сделках предусмотрены две спецификации – документарная и операционная. Если фактическое движение товара по каким-либо причинам не соответствует документарному – в операционную спецификацию сделки вносятся соответствующие коррективы. Это позволяет сформировать корректирующий баланс с контрагентом по завершению сделки и привести все документы в соответствие с фактическим движением товара (по отметкам склада).

Складские транзакции. Формирование ХО, связанных с движением товара изменяет баланс с контрагентом по сделке, но не влечет автоматического выполнения складских транзакций (отметки о движении товара в картах складского учета) и фиксации перемещения товарами границы склада. На основе спецификаций ХО формируются необходимые документы – накладные, складские ордера, акты, спецификации, гарантийные талоны, и др. Для выполнения складских транзакций используются опции, фиксирующие движение товаров по документарным (оприходование и списание) и операционным (прием или выдача) картам складского учета.

Описанные механизмы позволяют вести учет документарного движения товаров корпорации с филиалами на бухгалтерских складах по документарным картам складского учета, а фактического – в разрезе физических складов по операционным картам складского учета. Это позволяет в бухгалтерском учете реализовать требуемый метод списания товаров (FIFO) независимо от фактически отгруженных товаров по операционным картам складского учета. Кроме того, товары на физических складах можно использовать в качестве общего ресурса для членов корпорации с документарным оформлением сделок между ними по фактическому движению товаров.

Синхронизация движения товаров и документов. Иногда возникают ситуации, когда фактическое движение товаров происходит асинхронно с движением документов. С помощью специальных активных отчетов выявляется несоответствие между движениями по документарным и операционным картам складского учета и на этой основе проводится рекламационная работа (вносятся соответствующие корректировки в документы и в балансы с контрагентами, допоставляются или возвращаются товары и др.)

История сделки. В сделках можно просмотреть все связанные с ней ХО – отгрузки и возвраты товаров, оплаты и возвраты денег, разноски оплат на товары из их спецификаций, налоговые события и сформированные налоговые документы, история взаимоотношений с контактными лицами контрагентов в разрезе контактов и документов, начисления и выплаты комиссионных посредникам. Возможна регистрация качественных параметров выполнения сделки, используемых для оценки действий и мотивации персонала, а также степени удовлетворенности клиента. Хранится история системных событий по сделке (изменение объектов сделки с указанием характера изменения) в разрезе пользователей, а также образы всех отпечатанных документов с указанием даты и времени печати.

Балансы по сделкам. Расчет с контрагентом можно вести в любой валюте независимо от валюты сделки, при этом автоматически формируется on-line баланс в валюте управленческого учета и в валюте сделки с учетом истории движения денег и товаров.

Управление дебиторами и кредиторами. Ряд специализированных аналитических отчетов по сделкам позволяет эффективно анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, доходность продаж и на их основе корректировать политику взаимоотношений с контрагентами. Например, запрещать отгрузку товаров при превышении глубины товарного кредита, автоматически формировать предупреждающие e-mail или SMS-сообщения и др.

Управление продажами

Система содержит механизмы, необходимые для управления продажами от первого контакта с клиентом и определения его потребностей, работы с коммерческими предложениями и формирования заказа покупателя, резервирования товаров и формирования заказов поставщикам до отгрузки товаров покупателю по указанным адресам доставки, фиксации оплаты заказа, выплаты комиссионных вознаграждений участникам, а также управления возвратами товаров и денег.

Коммерческие предложения являются важной частью процесса заключения сделки. Их регистрация Системе возможна с помощью специализированного объекта заявка покупателя или путем непосредственного создания заказа на продажу товаров (с признаком коммерческого предложения).

Заявка покупателя. Представляет собой объект, предназначенный для формирования предварительного заказа покупателя. В заявку можно занести необходимую информацию о клиенте, сформировать спецификацию поставки и коммерческое предложение. Для формирования спецификации заявки и ее последующей коррекции доступен в полном объеме весь арсенал средств из заказа на продажу товаров. По заявкам можно резервировать товары, перемещать их на другие склады, создавать заявки на поставку по дефициту.

Заявки покупателей могут создаваться в Системе автоматически путем импорта файлов в формате Excel или из системы электронного документооборота EDI.

Из заявки (или нескольких заявок) покупателя можно создать заказ на продажу товаров с сохранением логической связи.

Формирование заказа покупателя. При выборе клиента, в заказ на продажу товара автоматически попадут все необходимые ценообразующие параметры из профилей клиента, сделки, договора и члена корпорации. Цена товарной позиции в валюте заказа формируется с учетом кросс-курса валюты товара к валюте заказа, скидки, количества и фактора единицы измерения.

Цены в заказе можно откорректировать с использованием специальных опций. Например, установить тип цены в заказе – продать товар по себестоимости или по выбранной цене. Можно назначить курс и скидку или изменить цены на заданный процент, подогнать "под сумму" или "под целое", разнести дополнительную сумму по позициям спецификации заказа, изменить валюту заказа и др. При формировании спецификации сделки можно подогнать количество товара под фасовку или единицы измерения покупателя.

Общая стоимость заказа формируется с учетом налогов, скидок и используемых корректировок.

Контроль продажных цен. Индивидуальные права для пользователей устанавливаются на каждую из цен товара. Отдельным правом регулируются продажи товаров по себестоимости и ниже. Можно задать механизм автоматического формирования продажных цен товаров с учетом профиля клиента, сделки, договора и члена корпорации, а также допустимый диапазон их изменения и минимальную наценку в процентах от нормативной себестоимости.

Резервирование товаров под заказ. Пользователи могут резервировать свободные для продажи товары на доступных им складах. Могут быть зарезервированы товары, поступления которых по гарантированным закупкам или производственным заданиям "спрогнозированы" на выбранном складе. Это позволяет обеспечить резервирование товаров "в пути" и "в производстве", а также заранее планировать их распределение по складам корпорации. Возможно создание заявок на резервирование с распределением резервов супервизором.

Заявки на поставку. Позиции заказа, которые не удалось зарезервировать, можно отправить в плановую и экспресс-поставку. Система позволяет после закупки этих товаров и приема на склад, произвести их автоматическое резервирование под заказ с уведомление продавца по внутренней почте о готовности товаров к отгрузке.

Запросы поставщикам . Если товар в рамках сделки поставляется впервые или нужно согласовать с поставщиком специальные условия поставки (по цене, количеству или срокам), для этого используется специальный объект запрос поставщику . Запросы поставщикам консолидируются в отделе закупок и после получения ответа, вводятся в Систему как условия поставки. Продавцы могут видеть условия поставки по каждой позиции спецификации заказа.

Отгрузки товаров. При отгрузке товаров формируется ХО – отгрузка товаров по заказу . Отгрузку товаров можно производить по одному или нескольким заказам. В рамках одного заказа можно выполнить несколько частичных отгрузок. Специальные опции позволяют отгрузить отмеченные товары, оплаченные или зарезервированные товары.

Групповая печать документов . По подготовленным для отгрузки товарам из различных заказов можно напечатать комплект необходимых документов (счета, расходные, товаротранспортные и налоговые накладные, приказы о выдаче, сертификаты и др.) по выбору пользователя.

Заявки на подбор могут создаваться из заказа и являются распоряжением для склада подготовить товары для отгрузки покупателю. По заявкам на подбор товар перемещается из зоны хранения в зону отгрузки с фиксацией информации о подобранных товарах по каждому отгружаемому месту (коробке). По подобранным товарам можно создавать ХО отгрузки товаров по заказу с формированием полного комплекта отгрузочных документов.

Заявки на комплектацию могут создаваться из заказов для перемещения товаров с различных складов на склад, с которого они будут отгружены покупателю. Перемещаемые товары могут быть зарезервированы на складе-источнике или "спрогнозированы" на складе-приемнике.

Возвраты товаров. При возврате товаров формируется ХО возврат товаров по заказу . Возврат товаров можно производить по одному или нескольким заказам. В рамках одного заказа можно выполнить несколько возвратов. Специальные опции позволяют возвратить отмеченные или отгруженные ранее товары.

Групповая печать документов . По подготовленным для возврата товарам из различных заказов можно напечатать комплект необходимых документов (приказы о приеме товаров на склад, расчеты корректировок др.) по выбору пользователя.

Оплаты заказов. Система позволяет связать ХО оплата товаров по заказу с конкретными заказами (разнести оплаты по заказам). При этом ХО можно сформировать из заказа (с автоматической разноской) или со стороны банковской выписки (с полуавтоматической разноской). В самом заказе поступившие деньги можно отнести на товары из его спецификации (на отгруженные или неотгруженные товары, из налоговой накладной и др.) по различным алгоритмам. Это может быть необходимо для корректного формирования кассовых чеков или для расчета доходности товаров по оплате. Возврат денег по заказу производится путем создания одноименной ХО.

Перенос оплат. Система позволяет перенести переплату (излишек оплаты, часто возникающий вследствие возвратов товаров) по заказу или нескольким заказам одного покупателя на другой заказ (заказы) этого покупателя с созданием соответствующих налоговых документов – накладных и расчетов корректировки.

Автоматическое формирование налоговых накладных. При создании ХО, связанных с движением денег и товаров по заказу, в хронологическом порядке создаются налоговые события на сумму операции. Система предусматривает автоматическое формирование налоговых накладных по этим событиям путем нажатия на соответствующую ссылку с самой ранней датой. После того, как все накладные выписаны, мы можем посмотреть налоговую историю по заказу.

Управление комиссиями. Система содержит механизмы для эффективного управления комиссионными вознаграждениями как продавцов, так и партнеров в дилерской сети.

Для мотивации продавцов в каждой сделке фиксируются ее участники (сотрудники компании) и степень их влияния на результат. Эти данные доступны для модуля Бонусы (расчета заработной платы), в котором по произвольным алгоритмам (например, процент от валового или маржинального дохода по оплаченным и отгруженным сделкам с учетом произвольных целевых показателей) рассчитывается вознаграждение каждому участнику.

Для мотивации партнеров в профиле организации задается сетка бонусов (рибейтов) по товарам и группам товаров с персонификацией получателя бонусов. При этом в каждой сделке по продаже товаров этим организациям, при регистрации ХО оплаты заказа, будут автоматически начисляться бонусы путем создания соответствующей ХО на указанного получателя.

Консигнационные операции. Система поддерживает управление сделками с использованием договоров поручения, консигнации или ответственного хранения. При возврате товаров с консигнации предусмотрено формирование сделки на продажу товаров и их отгрузка покупателю. Специальные отчеты позволяют контролировать завершенность транзакций.

Бартерные операции. Для проведения взаимозачетов между компаниями по произвольной совокупности сделок на продажу и закупку товаров (услуг) используется специальная ХО, в которой определяется сумма взаимозачета. При этом каждая из сделок (закупок и продаж) может быть частично оплачена в денежной форме, а частично путем взаимозачета.

Управление закупками

Система содержит механизмы, необходимые для управления закупками, начиная с формирования потребности в товарах, создания запросов поставщикам на условия поставки и заявок на поставку, и заканчивая созданием закупок, "прогнозированием" товаров на складах, получением товаров и оплатой закупок, а также управлением возвратами товаров и денег.

Закупки могут производиться централизованно для всей компании, децентрализовано, "под заказ", для пополнения склада и др.

Текущий дефицит. Расчет потребности в закупке товаров (дефицит) может рассчитываться по заказам покупателей, производству и складу, а также по заявкам на комплектацию. Для учета сезонных колебаний спроса можно использовать среднедневную продажу товаров за выбранный период времени с учетом продаж в период доставки. Пользователи могут задавать различные алгоритмы расчета дефицита, а также использовать в качестве фильтров различные параметры контрагентов, товаров, сделок, производственных заданий, текущих складских запасов, и др. Результатом расчета дефицита является текущий дефицит, из которого можно создать заявки поставщикам.

Обработка запросов поставщикам. Запросы на условия поставки (по ценам, срокам и количеству), поступающие в отдел закупок из других подразделений могут обрабатываться отдельно или консолидировано путем создания группы запросов по поставщикам. После согласования условия поставки по каждому товару с указанием срока их действия вводятся в базу данных. На этом этапе вводятся в базу данных реквизиты товара (название и артикул) для каждого поставщика.

Заявки поставщикам. Являются предварительным заказом на поставку товаров и могут быть созданы из каталога товаров, текущего дефицита, условий поставки или путем импорта из файла в формате Excel. Заявки на поставку одному поставщику могут консолидироваться (сливаться) с сохранением информации "для кого". Для каждого поставщика формируется документ по индивидуальному шаблону и в требуемых единицах измерения. В рамках заявки поставщику фиксируются результаты переговоров в виде задач. По каждой позиции спецификации Система позволяет просмотреть условия поставки альтернативных поставщиков, а также установить дату ревизии и ввести подтвержденные дату поставки, цену и количество. На основе заявки поставщику можно создавать закупку в любом члене корпорации, а также заявку на доставку товаров.

Формирование закупки. Спецификация закупки может быть создана из заказов на продажу товаров, из недополученных товаров в заявках поставщику, из условий поставки выбранного поставщика, из файла в формате Excel, а также из текущего дефицита. В последнем случае сохраняется информация "для кого" об инициаторе совершения сделки (заказ покупателя, заявка отдела маркетинга, дефицит по производству и т.п.) по всей цепочке движения товаров.

Цены в закупке можно откорректировать по каждой позиции спецификации закупки. Можно назначить курс, изменить единицы измерения, валюту, цены на заданный процент или из условий поставки по всем позициям спецификации закупки. Специальные настройки позволяют запретить закупку товаров по ценам, превышающим закупочные цены в карточке товара.

Закупки по импорту. В Системе предусмотрены механизмы для управления импортными закупками, включая полистовой ввод грузовой таможенной декларации (ГТД), разнесение налогов, сборов и таможенных платежей на себестоимость товаров, расчеты с поставщиками в валюте закупки, проведение рекламационной работы.

Перенос позиций в другую закупку. Система позволяет перенести выбранные позиции спецификации закупки в другую закупку с сохранением информации "для кого".

Получение товаров. При получении товаров формируется ХО – получение товаров по закупке . Получение товаров можно производить по одной или нескольким закупкам. В рамках одной закупки можно выполнить несколько частичных получений. Специальные опции позволяют получить отмеченные товары, оплаченные или зарезервированные товары.

Заявки на получение товаров. Могут создаваться из закупки и являются распоряжением складу провести получение товара. По фактически принятым товарам создаются ХО получения товаров по закупке и выполняются складские транзакции (в картах складского учета). При наличии отклонений (несоответствие количества товара или пересортицы) от спецификации приходной накладной создается ХО корректировка цены или количества . Таим образом можно контролировать исполнение обязательств поставщика по закупке и вести претензионную работу.

"Прогнозирование" товаров. Система позволяет до фактического получения товаров по гарантированным закупкам "спрогнозировать" (виртуально принять) их на выбранном складе. Для этого создаются виртуальные карты складского учета, на которые прогнозируются товары с возможностью их резервирования. После фактического приема товаров на склад, виртуальные карты становятся фактическими, а товар – доступным для отгрузки.

Доверенности. Система позволяет создавать доверенности на получение товаров от выбранного поставщика по одной или нескольким закупкам. Предусматривает печать как на бланках строгой отчетности, так и по шаблону типовой формы. Автоматически формируется журнал регистрации доверенностей установленного образца.

Возвраты товаров . При возврате товаров формируется ХО – возврат товаров по закупке . Возврат товаров можно производить по одной или нескольким закупкам. В рамках одной закупки можно выполнить несколько возвратов товаров. Специальные опции позволяют возвратить отмеченные или полученные ранее товары.

Оплаты закупок. Система позволяет связать ХО оплата товаров по закупке с конкретными закупками (разнести оплаты по закупкам). При этом ХО можно сформировать из закупки (с автоматической разноской) или со стороны банковской выписки (с полуавтоматической разноской). Деньги в оплату закупки можно отнести на товары из ее спецификации по различным алгоритмам.

Возврат денег по закупке производится путем создания одноименной ХО.

Перенос оплат. Система позволяет перенести переплату (излишек оплаты, возникающий вследствие возвратов или неполучения товаров) по закупке или нескольким закупкам одного поставщика на другую закупку (закупки) от этого поставщика с регистрацией соответствующих налоговых документов.

Заявки на оплату. По закупке можно создать заявку на оплату, к которой можно прикрепить любые документы (счет, договор и п.п.). Заявки поступают к финансовому директору, который утверждает сумму платежа и дает распоряжение на оплату.

Планирование продаж и закупок

Для составления плана продаж в Системе могут быть использованы различные аналитические отчеты-кубы по структуре продаж. Эти отчеты позволяют за выбранный интервал времени (с разбивкой по заданному числу дней, месяцам, кварталам или годам) получить объемы продаж товаров или групп товаров в количественном, стоимостном, или процентном выражении, а также в объеме маржинального дохода. Детализацию можно делать по регионам, продавцам, филиалам, собственникам (для сетевых структур) и др. Кроме того, в одном отчете можно сравнивать данные за два учетных периода с произвольным сдвигом.

Прогнозировать спрос с учетом сезонности продаж можно с помощью расчета дефицита по среднедневным продажам. Отчет позволяет рассчитать необходимый объем закупок товара для выбранного периода продаж на основе информации о среднедневных продажах за период анализа и прогноза продаж за период доставки товара с учетом складских запасов на дату анализа, минимальных складских запасов, а также товара, ожидаемого по закупкам.

Используя статистические отчеты, а также информацию о текущих продажах, изменении рыночных условий, проведении маркетинговых мероприятий и др., формируются плановые заявки в стоимостном и товарном выражении. Формирование плана продаж компании происходит путем консолидация плановых заявок территориально-распределенных подразделений. На основании плана продаж формируется план закупок. С помощью специализированного отчета проводится мониторинг выполнения планов – план-фактный анализ.