Кадровое делопроизводство

Управление персоналом

Персоны и сотрудники

В Системе DeloPro 4.0 различаются понятия персона (физическое лицо) и сотрудник. Для регистрации всей необходимой информации о физических лицах, с которыми с которыми контактируют сотрудники корпорации, используется картотека персон. Каждая персона может быть контактным лицом различных организаций для работников корпорации. В карточке организации представлен список ее сотрудников (контактных лиц) .

Статус персоны - контактер, кандидат или сотрудник определяется отдельно для каждого члена корпорации. Персона может иметь одно основное место работы и произвольное число совмещений должностей в корпорации.

Карточка персоны содержит набор обязательных полей, а также неограниченное число настраиваемых разделов и параметров личного дела. Позволяет хранить произвольные документы – фотографии, инструкции, резюме, копии дипломов, сертификатов и т.д. Возможна печать документов по шаблонам (анкеты и т.п.). Фактически, это аналог личного дела физического лица, которое заводится в Системе один раз.

Карточка сотрудника создается в карточке персоны, если персона рассматривается в качестве кандидата на вакантную должность предприятия. При этом персона приобретает статус кандидата. Персона может быть кандидатом на вакантные должности различных предприятий корпорации.

Персона приобретает статус сотрудника в момент издания кадрового приказа о приеме его на работу. В карточке сотрудника в процессе работы его на предприятии сохраняется история его карьеры в виде списка приказов по кадрам (прием, перемещения, замещения, изменения существенных условий трудового соглашения, поощрения и наказания, увольнение). Из карточки сотрудника для каждого филиала можно напечатать карту П2, а также другие необходимые документы

Организационно-структурное планирование

Штатная и функциональная структуры корпорации. Система позволяет создавать и вести произвольную иерархическую корпоративную структуру. Возможно также создание параллельной функциональной структуры для объединения сотрудников корпорации в целевые группы по различным признакам – функциональным, организационным, проектным, бюджетным и т.п.

Филиал является независимым предприятием корпорации. Каждый филиал может иметь функциональное расписание и неограниченное число штатных расписаний (ШР), одно из которых действующее. ШР состоит из набора должностей, сгруппированных по отделам.

Отдел является составной частью определенного ШР или функциональной структуры (ФС) филиала. Отдел связан со справочником отделов (названий структурных подразделений корпорации), с вышестоящим отделом и с вышестоящей должностью другого отдела (для персонификации подчиненности отделов). На каждый отдел устанавливаются индивидуальные права доступа пользователей.

Должность связана с определенным отделом ШР и с элементом справочника названий должностей корпорации. Должность связана с вышестоящей должностью внутри отдела. Должность характеризуется рядом параметров – типом, вилкой окладов, базовым окладом, персональной надбавкой, дополнительными условиями, количеством ставок, профилем стажа (набор типов стажа для этой должности) и др. Должность характеризуется набором прав, обязанностей и ответственностью, а также развернутыми требованиями к кандидату.

Органиграммы. Предусмотрена возможность формирования органиграмм для функциональной и штатной структуры корпорации – дерева подчиненности отделов и должностей (с отображением персон, занимающих эти должности).

Планирование ФОТ и потребности в персонале. Система позволяет консолидировать ШР корпорации формировать списки вакансий в разрезе филиалов. Возможно выполнение групповых операций с позициями ШР – изменения окладов, тарифов и персональных надбавок и др. Формируются списки вакансий в разрезе филиалов

Кадровое делопроизводство

Приказы. Программа позволяет издавать персональные и групповые кадровые приказы, а также приказы по предприятию. Состояние приказа – черновик, активный, временно приостановленный и архивный используются для контроля состояния вакансии и статуса персоны. Поддерживается контроль сроков завершения приказов, связанных с перемещениями сотрудников (отпуска, командировки и т.п.).

Тексты приказов формируются путем выбора необходимой формулировки из индивидуального для каждого вида приказов набора типовых формулировок. В карточке приказа текст может быть откорректирован и его окончательная редакция сохраняется в базе данных. Печать приказов происходит по типовым шаблонам, настраиваемым в HTML-редакторе для каждого филиала.

Стаж и карьера. В карточку сотрудника попадают данные из приказов, связанных с изменением условий трудового договора (изменение оклада, должности, структурного подразделения). В нее вводится история карьеры (места предыдущей работы) или общий трудовой стаж в разрезе типов стажей (научный, госслужбы и т.д.). В дальнейшем общий стаж рассчитывается на основании профилей стажа занимаемых должностей с учетом соответствующих коэффициентов.

Обязанности работника и компенсационный пакет . В карточке персоны можно просмотреть все ее функциональные обязанности и кадровые приказы по корпорации (все, активные и полную историю), а также суммарную заработную плату с учетом всех совмещений, установленных надбавок и доплат во всех филиалах по штатным и функциональным должностям.

Табель. В программе фиксируются сведения о больничных, неявках, сверхурочных работах и др., необходимых для начисления зарплаты. Табель формируется автоматически на основании планирования графиков работы, систем оплаты труда работников с последующим вводом отклонений для каждого рабочего дня. Табельные данные по каждому работнику могут быть экспортированы в программу для расчета заработной платы.

Отпуска. Планирование и расчет ежегодных основных и дополнительных отпусков производится с учетом неиспользованных дней за предыдущий период на основании графика отпусков. С помощью специального отчета можно сформировать график отпусков в виде диаграммы Гантта по произвольному структурному подразделению корпорации.

Мониторинг критических параметров. В Системе используются различные подсказки и напоминания, связанные с персоналом. Например, контроль сроков действия приказов, контрактов, исполнения задач и т.п.

Подбор и обучение персонала

Работа с кандидатами. Предусмотрен учет резюме и вакансий (с возможностью размещения на WEB-сайте корпорации), а также самостоятельное заполнение электронной анкеты кандидатами. Результаты интервью с кандидатами в виде оценки их уровня профессиональной компетентности, деловых и психофизических данных фиксируются в базе данных, а затем используются для отбора кандидатов на вакантные должности и формирования кадрового резерва с учетом установленных требований к должности.

Подбор кандидатов на вакантную должность. Система позволяет хранить в базе данных должностные обязанности, результаты аттестаций, тестирования и повышения квалификации сотрудников. Эти результаты представлены в виде неограниченного набора свойств деловых качеств, навыков, знаний и умений и т.п., оцениваемых по произвольной шкале в баллах. Аналогичным образом, в карточке должности фиксируется перечень требований к кандидату и автоматически формируется список сотрудников или персон, удовлетворяющих этим требованиям.

Проведение тренингов и аттестаций. Автоматизирован учет обучающих мероприятий, начиная от участия в них сотрудников, составления календаря тренингов, до фиксации их посещения сотрудниками, оценки результатов обучения и сертификации персонала.

Дистанционное обучение сотрудников . В Системе предусмотрены возможность публикации в специальном разделе произвольной учебной информации (книг, справочников, инструкций, нормативных документов и т.п.), доступной для пользователей. Возможна разработка тестов, их публикация и персональное назначение пользователям. Имеется система подсчета правильных и неправильных ответов

Мотивация персонала. Бонусы

Мотивация персонала по фактическим результатам деятельности. Задание алгоритма расчета бонусов по каждому пользователю. Базой для расчета бонусов могут быть суммы хозяйственных операций, связанных с деятельностью сотрудников компании (отгрузки, оплаты и т.д.), дебиторская задолженность, а также данные из различных объектов операционной логистики (заказов, закупок и др.)

База для расчета бонусов. Бонусы рассчитываются по сотрудникам предприятия. ХО идентифицируются по пользователям, которые, в свою очередь, связаны с сотрудниками и структурными подразделениями. Возможно задание валюты расчета сумм бонусов. Суммы ХО пересчитываются в эту валюту из валюты склада по заданному курсу.

Расчетная таблица. Для расчета бонусов используется единая расчетная таблица, для которой по каждому сотруднику (строка таблицы) программируется алгоритм расчета суммы в каждой из ее расчетных колонок. При этом используются ряд функций, извлекающих из базы данных необходимую для расчета информацию.

Структура расчетной таблицы (ее колонки) задается в таблице входимости. При этом для каждой колонки можно указать, при необходимости, механизм начислений и удержаний различных налогов, алиментов и пр. Результаты расчета можно просматривать в разрезе структурных подразделений компании.

Для выплаты бонусов формируются соответствующие ХО, в которые из расчетной таблицы импортируются необходимые данные. На основании этих ХО формируются документы – платежные ведомости, расчетные листки и т.п.

Закрытие периодов. Расчет бонусов производится по периодам (месяц, квартал, год). Пользователь может самостоятельно формировать программу для закрытия периода. При закрытии периода автоматически открывается следующий период, в который переносятся переходящие суммы из прошедших закрытых периодов. Закрытый период попадет в архив.

Аналитика и отчетность

Имеется большое число отчетов и справок по приказам (списки, сроки, текучесть кадров), по произвольным разделам личного дела, по подбору кадров (кадровый резерв), структуре (штатное расписание, штатно-должностная книга, списки вакансий, окладов, совместителей, кандидатов и т.п.). С помощью универсального отчета можно сформировать произвольные списки сотрудников (персон), отобранных по заданным пользователями сложным критериям отбора, и вывести в него необходимую информацию из их личного дела, штатного расписания и др.