Управление проектом внедрения
Успех проекта автоматизации зависит от нескольких основополагающих факторов:
- четкое представление собственниками предприятия (или их представителями) целей и задач автоматизации, готовность обеспечить необходимые ресурсы (включая свое личное время), твердая воля обеспечить необратимость перемен и довести процесс до положительного результата.
- возможность сформировать полноценную команду внедрения из инсайдеров автоматизируемой компании. В первую очередь это касается руководителя (менеджера) проекта.
- установление доверительных партнерских взаимоотношений между поставщиком решений и автоматизируемой компанией, взаимная лояльность и поиск компромиссов.
При внедрении Системы DeloPro 4.0 (в дальнейшем Системы) используется оригинальная методика, в основе которой – классический подход к управлению проектами. Работы выполняются двумя параллельными потоками:
- Разработка Проекта автоматизации,
- Внедрение программы в соответствии с проектом автоматизации.
Проект автоматизации представляет собой набор документов, содержащих модель учета и методологию использования Системы для автоматизации управления предприятием Заказчика. Ниже описаны этапы и основные работы, выполняемые командой внедрения в ходе реализации проекта
Подготовительный этап
Разработка Устава проекта. В Уставе фиксируются цели и задачи проекта внедрения Системы (в дальнейшем "проект"), перечень автоматизируемых бизнес-процессов, организационная структура и состав команды внедрения, компетенции участников проекта. Устав содержит принципы и процедуры управления проектом – коммуникации между участниками, оперативный контроль и внесение изменений в проект, управление рисками и качеством проектирования
Цели и задачи проекта являются ключевой частью Устава. Они должны быть сформулированы как можно точнее, поскольку выражают ожидания собственника (спонсора проекта). Способы их достижения будут уточняться и детализироваться на каждом из этапов проекта по мере роста понимания реальных потребностей бизнеса.
Границы проекта. Указывается исчерпывающий перечень автоматизируемых бизнес-процессов с их кратким описанием и уточнением границ. Инструменты, необходимые для управления компанией, во многом определяются ее масштабом.
Формирование команды проекта. Состав команды внедрения зависит от масштаба проекта, сложности автоматизируемых бизнес-процессов и количества конечных пользователей Системы. В любом случае формируется управляющий комитет и проектная группа.
В управляющий комитет входят Лидер проекта (руководитель от Заказчика – собственник или его уполномоченный представитель) и Руководитель проекта (от КСИКОМ СЕРВИС).
Лидер проекта определяет цели и задачи, выделяет необходимые ресурсы, принимает выполненные работы, определяет соответствие достигнутых результатов поставленным целям.
Руководитель проекта руководит проектной группой через Менеджера проекта (от Заказчика), отвечает за разработку проекта автоматизации и обеспечивает соответствие результатов поставленным целям и задачам. Архитектор проекта отвечает за разработку документов Проекта автоматизации. Состав группы координации – Менеджер проекта и Руководитель проекта. Назначение – оперативное управление проектом и послепроектное взаимодействие с компанией КСИКОМ СЕРВИС.
Менеджер проекта является ключевой фигурой, во многом определяющей успех проекта. К нему предъявляется ряд требований:
- быть последовательным сторонником изменений в компании;
- быть доверенным лицом собственников компании и хорошо понимать бизнес-процессы;
- обладать организаторскими способностями и авторитетом в компании;
- быть наделенным реальными полномочиями для управления проектной группой;
- иметь возможность участвовать во всех рабочих встречах по проекту
Менеджером проекта может быть ИТ-директор или один из руководителей компании - коммерческий или финансовый директор. Менеджер проекта отвечает за выполнение всех работ проектной группой от Заказчика в соответствии с планом-графиком. Менеджер проекта (или его заместитель) на стадии промышленной эксплуатации Системы обеспечивает взаимодействие со службой поддержки КСИКОМ СЕРВИС.
Руководитель проекта оказывает методологическую поддержку Менеджеру проекта для организации и выполнения всех работ, проводит настройку Системы, консультирование проектной группы и обучение персонала, обеспечивает эффективное взаимодействие с Архитектором проекта для разработки Проекта автоматизации. В проектную группу от Заказчика входят Владельцы бизнес-процессов, Ключевые пользователи Системы, а также заместитель Менеджера проекта.
Предоставление программно-технического комплекса. На время внедрения Системы КСИКОМ СЕРВИС создает на своем WEB-сервере контейнер с рабочей базой данных и предоставляет к ней доступ Заказчику через сеть Интернет. Это позволяет без промедления начать работы по внедрению. Перед вводом Системы в промышленную эксплуатацию Заказчик принимает решение об условии поставки – покупке Лицензий на право использования Системы с передачей исходных текстов или ее аренды.
Потоки работ. Работы по внедрению Системы выполняются двумя параллельными потоками в соответствии с Планом-графиком работ:
- Разработка Проекта автоматизации (фаза консалтинга),
- Внедрение Системы в соответствии с Проектом автоматизации (настройка, подготовка и ввод данных, обучение пользователей).
План-график работ содержит исчерпывающий перечень работ каждого этапа (фазы) проекта, ответственных за их выполнение, планируемые даты начала и завершения, конечный результат и форму его представления. Отдельный документ детально регламентирует содержание всех работ по проекту, что делает его управляемым и предсказуемым.
Разработка проекта автоматизации
Разработка проекта автоматизации выполняется в 2 этапа:
- Разработка предварительной редакции проекта,
- Разработка окончательной редакции проекта
Контроль качества проектирования на соответствие целям и задачам проекта, а также требованиям и ожиданиям Заказчика проводится по завершению каждого этапа. Окончательные изменения в проект могут быть внесены по завершению этапа ввода Системы в промышленную эксплуатацию.
Коммуникации. Встречи проектной группы с участием Архитектора проекта на стадии разработки проекта автоматизации проводятся на территории КСИКОМ СЕРВИС. На территории Заказчика Руководитель проекта проводит встречи с членами команды внедрения от Заказчика и его ключевыми пользователями для их ознакомления с Системой и проведения обучения, для отработки бизнес-процессов и др. Все остальные коммуникации по проекту осуществляются в телефонном режиме или с использованием электронной почты. Дистанционный доступ к базе данных Заказчика делает такие коммуникации высокоэффективными и позволяет Руководителю проекта в реальном времени управлять ходом выполнения работ.
Предварительная редакция Проекта автоматизации. На этом этапе разрабатывается модель корпорации, проводится реинжиниринг бизнес-процессов (БП), создается модель учета и разрабатываются ролевые инструкции для пользователей Системы.
Модель корпорации включает в себя структуру корпорации, операционную бизнес-модель, модели каталога товаров, ценообразования, учета затрат и формирования маржинального дохода.
Организационно-структурное планирование. Определяется состав и структура членов корпорации, сервисных и управленческих подразделений, их взаимодействие в бизнес-процессах. Уточняется доступ членов корпорации к общим объектам учета складам, расчетным счетам, категориям товаров.
Постановка задачи управленческого учета. Формируется структура ЦФО, дерево ресурсов, дерево доходов и расходов корпорации. Определяются механизмы формирования себестоимости в продажах и производстве, а также маржинального дохода по ЦФО, система ключевых показателей деятельности и перечень базовых отчетов.
Создание модели ценообразования. Проводится аудит существующей системы ценообразования в корпорации и разрабатывается оптимальная модель "как будет" с учетом возможностей и механизмов Системы.
Разработка операционной бизнес-модели. Создаются схемы учета движения товаров и денег, обеспечивающие формирование балансов с контрагентами и между членами корпорации с учетом особенностей ведения бизнеса. В схемах учета оптимальным образом используются возможности и механизмы программы – активные отчеты, трансфертные цены, филиалы, слои и общие объекты (склады, расчетные счета, категории товаров, заявки на поставку, оплату, доставку, резервирование. комплектацию и т.д.)
Аудит и реинжиниринг бизнес-процессов (БП). Проектируются блок-схемы всех автоматизируемых БП "как будет" в разрезе бизнес-операций (БО), формируются описания БП и порядок их выполнения с учетом операционной бизнес-модели корпорации и особенностей Системы.
Формирование ролевых инструкций (РИ) для ключевых пользователей Системы. На основе блок-схем автоматизируемых БП и набора типовых ролей заполняется матрица роли/бизнес-операции. В Репозитарии, входящем в комплект поставки Системы, содержится набор инструкций в нотации интерфейса Системы (формат HTML) для выполнения всех элементарных операций, а также матрица бизнес-операции/инструкции (для формирования инструкций для каждой бизнес-операции, состоящей из последовательности элементарных операций). При обновлении функциональности Системы происходит также обновление Репозитария.
На базе Репозитария и матрицы роли/бизнес-операции создается матрица роли/инструкции. В дальнейшем инструкции дополняются и корректируются с учетом особенностей проекта
Контроль качества проектирования - первая итерация. Обеспечивается путем отработки бизнес-процессов на тестовых данных (контрольном примере) с использованием ролевых инструкций Ключевыми пользователями и Менеджером проекта при участии Консультанта. Цель отработки - выявить полноту реализованной модели, слабые места и упущения, допущенные при проектировании, неудобства работы с Системой и т.п. По результатам отработки бизнес-процессов формируются:
- Перечень изменений проекта автоматизации,
- Перечень доработок функциональности Системы.
Доработка функциональности Системы. Компания КСИКОМ СЕРВИС выполняет доработки функциональности Системы в рамках дополнительного соглашения к базовому договору поставки и внедрения на основании ТЗ на доработку
Окончательный проект автоматизации. На этом этапе вносятся изменения в существующие инструкции (или включаются в Репозитарий инструкции для новых элементарных операций) с учетом произведенных доработок функциональности Системы. В базу данных вводятся все пользователи и уточняются их роли в бизнес-процессах с помощью матрицы пользователей.
Матрицы прав, объектов и значений по умолчанию используются для задания прав пользователей на функции Системы (по ролям) и доступа к объектам и значений по умолчанию (индивидуально для каждого пользователя).
Инструкции для пользователей. Формируются с использованием Репозитария и матрицы роли/инструкции.
Перечень базовых отчетов. Формулируются требования к базовым отчетам для контроля ключевых показателей бизнеса.
Перечень регламентов. Формируется перечень проверок завершенности критических БО, необходимых для обеспечения контроля полноты и целостности автоматизируемых БП, с указанием способа и периодичности их выполнения
Контроль качества проектирования - вторая итерация. Доработанные БП проходят цикл тестирования на контрольном примере с использованием инструкций пользователей. По результатам тестирования составляется Перечень замечаний и предложений. При необходимости, выполняются доработки функциональности Системы. Приемка-сдача окончательной редакции проекта автоматизации подтверждает его соответствие поставленным целям и задачам.
Внедрение Системы в соответствии с проектом автоматизации
Эти работы начинаются на завершающей фазе разработки предварительной редакции Проекта автоматизации. Основной их объем выполняется проектной группой от Заказчика при содействии Руководителя проекта, который курирует этот процесс, используя дистанционный доступ к базе данных Заказчика. Все работы этапа персонифицированы и детально регламентированы.
Подготовка и ввод первичных данных включает подготовку картотек товаров, организаций и персон. Работы ведутся с с использованием шаблонов в формате Excel. Завершается настройка системы для корпоративного учета, настраивается система ценообразования, вводятся данные для производственного учета.
Подготовка Системы к вводу в эксплуатацию включает задание прав пользователей, корректировку шаблонов документов и настройку отчетов пользователей.
Обучение персонала работе с Системой проводится в несколько этапов.
Обучение Менеджера проекта, Владельцев БП и Ключевых пользователей. Проводится Консультантом в ходе отработки БП с использованием типовых ролевых инструкций. Менеджер проекта в ходе выполнения полного цикла работ по внедрению должен приобрести знания, позволяющие ему консультировать пользователей Системы, а также управлять изменениями.
Обучение пользователей Системы. Проводит Консультант (на территории Заказчика) с участием Менеджера проекта и Ключевых пользователей на основании персональных инструкций. Пользователям разъясняется их роль в бизнес-процессе, порядок работы в Системе, содержание входящей и исходящей информации, первичные документы, создаваемые в процессе работы, связь выполняемых действий с другими операциями и процессами
Командная игра. Менеджер проекта и Владельцы БП отрабатывают вместе с Ключевыми пользователями на нескольких реальных задачах все БП, корректируют права пользователей, настройку пользовательских отчетов и т.п.
Подготовка и ввод исторических данных. Менеджер проекта организует подготовку исторических данных (остатки товаров на складах, денег на расчетных счетах и в кассах) с использованием шаблонов в формате Excel. Накануне старта в рабочую базу данных вводятся начальные остатки, дебиторская и кредиторская задолженность, незавершенные сделки, начальные номера документов и пр.
Запуск Системы в промышленную эксплуатацию. Архитектор проекта, используя дистанционный доступ к базе данных Заказчика и Консультант (на территории Заказчика) курируют процесс запуска Системы в промышленную эксплуатацию. Оказывается помощь в преодолении нестандартных ситуаций, встречающихся в ежедневной работе, акцентируется внимание на методике поиска и устранения ошибок, процедурах сопровождения системы, правилах выполнения типовых операций и др.
Контроль качества проектирования - третья итерация. Фаза стабилизации. В течение месяца работы автоматизируемой компании с момента запуска Системы в промышленную эксплуатацию производится окончательная доводка инструкций пользователей по инициативе Менеджера проекта. На этом этапе становятся явными возможные упущения и "шероховатости" в БП, которые не были очевидными на этапе проектирования. Может возникнуть необходимость в проведении доработок Системы. После внесения всех необходимых изменений в инструкции пользователей, процесс проектирования завершается. Лидер проекта определяет соответствие полученных результатов поставленным целям и задачам и принимает выполненные работы
