Опыт внедрения эффективной системы управления дистрибуцией и оптовой торговлей - компания КСИКОМ СЕРВИС

Разработка проекта

Предварительный проект автоматизации. На этом этапе архитектором проекта в тесном контакте с руководителем проекта от компании АРГО были выполнены работы, закладывающие фундамент разрабатываемой модели управления. Это:

• Организационно-структурное планирование. Определены состав и структура членов корпорации, сервисных и управленческих подразделений, их взаимодействие и участие в бизнес-процессах. Установлен доступ членов корпорации к общим объектам учета – складам, расчетным счетам, категориям товаров и др.;

• Постановка задачи управленческого учета. Определена структура себестоимости, механизм формирования маржинального дохода по ЦФО (фиксации доп.расходов в сделках на закупку, продажу и перемещения товаров) и перечень базовых отчетов;

• Создание модели системы ценообразования с учетом бизнес-потребностей, а также возможностей и механизмов программы;

• Разработка операционной бизнес-модели корпорации. Разработаны схемы учета движения товаров и денег, обеспечивающие формирование балансов с контрагентами и между членами корпорации с учетом особенностей ведения бизнеса компании АРГО. В схемах учета оптимальным образом использованы активные отчеты, филиалы и общие объекты (склады, расчетные счета, категории товаров и т.д.).

• Оптимизация БП и формирование пользовательских процедур (ПП). Были тщательно изучены и оптимизированы все автоматизируемые БП, разработаны их блок-схемы с учетом принятой операционной бизнес-модели корпорации и технологических особенностей ПО. На основе блок-схем были сгенерированы ПП – подробное описание выполнения с помощью ПО всех технологических операций (ТО), входящих в БП (что и каким образом должен делать пользователь).

Отработка пользовательских процедур. Этот этап является наиболее важным для успеха проекта в целом. Его цель – выявить полноту реализованной модели БП, слабые места и упущения, допущенные при проектировании, неудобства работы с ПО и т.п.

Архитектор проекта, используя дистанционный доступ к базе данных АРГО, выполнил необходимые подготовительные работы по настройке базы данных. После этого, руководитель проекта от компании АРГО и ответственные за БП (владельцы), используя описания ПП, на контрольном примере отрабатывали полный цикл прохождения БП. Отработка ПП заняла около 3-х недель. После ее завершения был сформирован перечень необходимых доработок функциональности ПО.

Доработка функциональности ПО. Одной из доработок ПО было создание модуля обмена информацией с Системой мобильных продаж NMS. При этом из Системы DeloPro 3.0 экспортируется файл в формате dbf, содержащий следующую информацию - прайслист со складскими остатками, скидки торговым представителям, перечень допустимых скидок на товарные позиции, заявки на пополнение склада, отгрузки и долги торговых представителей, история продаж и расчетов торговых представителей и многое другое. Из Системы NMS импортируется журнал визитов торговых представителей в торговые точки, информация о фактических продажах и оплатах, заявки торговых точек, поточные запасы передвижных торговых точек и др.

Формирование матрицы бизнес-процессов и задание прав пользователей. На этом этапе компания КСИКОМ КОНСАЛТИНГ внесла изменения в описания ПП с учетом произведенных доработок функциональности ПО и передала тексты ПП для окончательной отработки в компанию АРГО. После утверждения окончательной редакции ПП, разработка проекта перешла в заключительную и самую ответственную фазу.

Руководители проекта от сторон приступили к заданию прав доступа пользователей к функциям и объектам, вытекающие из выполняемых ими ролей в БП. Для выполнения этих работ использовался модуль БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ системы DeloPro 3.0, с помощью которого была сформирована матрица БП корпорации. В матрице БП уникальные ТО из всех автоматизируемых БП «привязываются» к типовым ролям (группам пользователей). Каждая роль посредством матрицы функций связана с уникальным набором прав на функции и объекты ПО, а также с рядом настроек ПО (значениями по умолчанию).

С помощью матрицы ролей пользователи системы включаются в произвольные группы. При этом их права определяются суперпозицией прав групп пользователей. Права каждого пользователя на объекты ПО задаются индивидуально с помощью матрицы объектов. Аналогично задаются индивидуальные для пользователей значения по умолчанию.

После того, как были сформированы в Excel матрицы бизнес-процессов, ролей, объектов и значений по умолчанию, они были проимпортированы в базу данных компании АРГО. На этом процесс задания прав пользователей завершился. В дальнейшем права уточняются и корректируются по мере необходимости.

Формирование окончательной редакции ПП бизнес-процессов и инструкций пользователей. По результатам доработки функциональности ПО были внесены соответствующие изменения в тексты ПП технологических операций (хранящиеся в Репозитарии). Затем архитектор проекта, на основании матрицы БП и матрицы ролей, сформировал с помощью модуля БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ тексты пользовательских процедур БП и инструкций для каждого пользователя ПО в соответствии с его ролью в БП.

Согласование перечня базовых отчетов. Руководители проекта от сторон сформулировали требования к базовым отчетам, позволяющим контролировать ключевые показатели бизнеса. На основании этих требований консультанты КСИКОМ КОНСАЛТИНГ настроили индивидуальные отчеты для пользователей ПО.

На этом разработка проекта автоматизации компании АРГО была завершена. Длительность этого этапа работ составила 10 недель.