Управления дистрибуцией в компании ACVILIN GRUP - компания КСИКОМ СЕРВИС

Объект автоматизации

Компания ACVILIN GRUP является производственно-торговым холдингом, в который входят несколько юридических лиц:

• Novaokna — производство дверей и окон из ПВХ;
• Acvilin-Grup — дистрибуция табачных изделий Philip Morris, эксклюзивная дистрибуция офисной мебели компаний MERX (г. Киев) и ART-МETAL-FURNITURA (г. Днепропетровск) через собственную сеть салонов Cabinet plus, розничные продажи эксклюзивных аксессуаров торговой марки Dupont;
• Lux Proba Grup с филиалом Nastea — дистрибуция пива «Балтика», продукции Nestle (кофе, какао, шоколад, готовые завтраки и др.), винно-коньячная продукция Aroma, чай Edwin и многое другое.

Объектом автоматизации были торговые подразделения холдинга. Автоматизируемые бизнес-процессы — оптовые продажи со склада, продажи через сеть мобильных торговых точек (вэнселлинг) и торговых агентов (преселлинг), поставка «под заказ» (мебель и фурнитура), доставка товаров в торговую сеть.

Среди характерных особенностей проекта можно отметить:

• большой ассортимент продукции различных групп (около 3 000 наименований);
• территориально-распределенная структура — подразделения центрального офиса, мебельные салоны и центральный распределительный склад в Кишиневе, филиалы с локальными складами в Кагуле, Бельцах, Комрате и Единцах;
• команды торговых агентов, работающие по различным товарным группам и обслуживающие около 6000 розничных торговых точек (представляющих различные каналы сбыта);
• собственный парк автотранспорта (50 автомобилей);
• объем транзакций — порядка 1500 операций отгрузок и оплат в день.

Побудительные мотивы перехода на новую систему и выбор поставщика

Анатолий Михайлов, исполнительный директор ACVILIN GRUP SRL

Для организации дистрибуции табачных изделий, пива, винно-коньячной продукции и продуктов питания компания ACVILIN GRUP использует команды торговых агентов. Каждый агент обслуживает 100 розничных торговых точек, ему дается в распоряжение автомобиль, используемый как мобильная торговая точка. Для ведения мобильной торговли агенты получают товары «под отчет» и продают его в торговые точки. В течение рабочего дня торговый агент обслуживает от 10 до 20 розничных торговых точек в соответствии с утвержденным графиком.

В торговой точке агент уточняет остатки товаров в разрезе номенклатуры, пополняет запасы из имеющихся товаров «на борту», а также формирует заявку для последующей доставки. В конце дня агенты передают в центральный офис письменные отчеты, на основании которых формируются заказы торговых точек. Эти заказы, по мере их отработки центральным офисом, доставляются в торговые точки службой доставки или торговыми агентами. Таким образом, до конца рабочего дня было необходимо:

• инкассировать выручку торговых агентов и провести выборочную инвентаризацию остатков товаров «на борту»;
• сформировать заказы торговых агентов по их заявкам на пополнение остатков «на борту»;
• сформировать заказы по каждой торговой точке, принимая во внимание текущую дебиторскую задолженность и глубину предоставляемого товарного кредита;
• скомплектовать заказы на центральном распределительном складе и на региональных складах;
• подготовить комплект документов на каждую торговую точку (счета, налоговые и товарно-транспортные накладные) и пак-лист на каждую машину службы доставки;
• откорректировать маршруты для каждого торгового агента на следующий день.

Все эти работы выполнялись с использованием Excel. Значительная доля ручного труда приводила к низкой скорости обработки заказов, ошибкам транспортной и складской логистики, снижению прозрачности и эффективности работы агентов. Все это являлось фактором, сдерживающим развитие нашего бизнеса дистрибьюции.

Стояла также задача автоматизации процесса продажи мебели через сеть территориально-распределенных салонов компании. Это классическая поставка «под заказ», включающая согласование с клиентом необходимой спецификации, формирование заявки в производство поставщику, контроль выполнения заказа, закупку по импорту, доставку и монтаж мебели.

До внедрения Системы DeloPro, в компании ACVILIN GRUP не было единого информационного пространства. Учет велся в программе «1С» 7.7 параллельно в нескольких локальных базах данных: в центральной бухгалтерии, в отделе дистрибуции, в планово-экономическом отделе («1С» 8), в мебельных салонах и удаленных филиалах. Это приводило к нестыковкам при обмене информацией и низкой оперативности взаимодействия структурных подразделений. Не было возможности в реальном времени контролировать складские остатки и оптимальным образом управлять запасами на центральном распределительном складе и региональных складах. Отсутствовал функционал для планирования работы службы доставки и торговых агентов, автоматизации процесса подготовки маршрутов и путевых листов.

С учетом имевшихся проблем, были сформулированы основные требования к новой программе:

• возможность ведения в единой базе данных в реальном времени оперативного учета деятельности территориально-распределенных подразделений компании;
• наличие механизмов управления логистическими процессами дистрибуции, управления автотранспортом и доставкой товаров в торговые точки.

На момент выбора программы автоматизации в Молдове не было компаний, имевших опыт внедрения подобного класса систем в том ценовом диапазоне, который нас устраивал. Имея бизнес-связи с Киевом, мы присматривались к поставщикам ERP-решений в Украине. В одном из изданий нас заинтересовала публикация о внедрении Системы DeloPro у регионального дистрибутора компании Nestle. После получения положительных отзывов, мы решили познакомиться с поставщиком решений — КСИКОМ СЕРВИС. В результате проведенных переговоров было принято решение внедрять Систему DeloPro для автоматизации управления торговыми подразделениями ACVILIN GRUP.

Какие основные факторы повлияли на принятие решения? Прежде всего, это технологическая платформа: трехуровневая архитектура с «тонким» клиентом web-браузером позволяла сделать для всех удаленных подразделений нашей компании единое информационное пространство.

Важный момент — приемлемая совокупная стоимость владения: лицензия без ограничения числа пользователей, невысокие требования к аппаратной части рабочих мест и использование условно-бесплатного ПО на сервере и рабочих местах.

Система имела развитые возможности для управления оптовой торговлей, а компания-разработчик — опыт в реализации подобного рода проектов. Адаптация системы к особенностям ведения налогового учета и таможенного законодательства республики Молдова не требовала больших расходов и могла быть достаточно быстро проведена.

Нужно отметить и удобство решения — обмен данными с другими программами (Excel, «1С»), простота обслуживания и масштабирования, возможность дистанционного внедрения и получения оперативной поддержки.