Практические аспекты внедрения корпоративных информационных систем - компания КСИКОМ СЕРВИС

Управление проектом внедрения

Устав проекта. Базовым документом проекта является его Устав. В нем фиксируются цели и задачи, перечень автоматизируемых бизнес-процессов, организационная структура команды внедрения, матрица ответственности и принципы взаимодействия ее членов, а также принципы и процедуры управления проектом (включая коммуникации, регламенты оперативного контроля и внесения в него изменений, управления рисками и качеством проектирования).

Цели и задачи проекта являются ключевой частью Устава. Они должны быть сформулированы как можно точнее, поскольку выражают ожидания собственника (спонсора проекта). Для этого необходимо получить ответы на ряд важных вопросов:

– Кому и зачем нужна автоматизация, кто действительный инициатор проекта?

– Причины, побудившие собственников начать автоматизацию, их ожидания (явные и скрытые). Почему не удовлетворяет текущее состояние автоматизации?

– Есть ли у собственника свое видение целей и задач, стратегии развития бизнеса или он надеется узнать у консультантов "как лучше вести бизнес"?

– Имеется ли у компании организационная структура, соответствующая стратегии развития бизнеса?

– Является ли инициирование проекта "по жизненным показаниям" (или мы внедрим ERP-систему, или уйдем с рынка)?

Необходимо учитывать, что цели и задачи, а также способы их достижения будут уточняться и детализироваться на каждом из этапов проекта по мере роста понимания Заказчиком возможностей Системы, а внедряющей компанией – потребностей бизнеса

Границы проекта. Невозможно автоматизировать "все", поэтому важно точно указать исчерпывающий перечень автоматизируемых бизнес-процессов с их кратким описанием и уточнением границ. Инструменты, необходимые для управления компанией, во многом определяются ее масштабом.

При определении границ проекта нужно помнить основополагающие принципы – затраты на ведение учета не должны превышать эффект от его использования и "не навреди"

Команда проекта. Состав команды внедрения зависит от масштаба проекта, сложности автоматизируемых бизнес-процессов и количества конечных пользователей Системы. В любом случае формируется управляющий комитет и проектная группа. От КСИКОМ СЕРВИС в проекте участвуют, как минимум, два консультанта. Один из них является Архитектором проекта и входит в состав управляющего комитета наряду с Лидером проекта. Архитектор проекта отвечает за разработку проекта автоматизации и обеспечивает соответствие результатов поставленным целям и задачам.

В качестве Лидера проекта выступает один из собственников или уполномоченный им представитель. Он устанавливает цели и задачи, выделяет необходимые ресурсы, принимает выполненные работы, определяет соответствие достигнутых результатов поставленным целям и задачам.

Назначение группы координации – оперативное управление проектом и послепроектное взаимодействие с компанией КСИКОМ СЕРВИС. Состав – Менеджер проекта и Консультант (от КСИКОМ СЕРВИС).

Менеджер проекта является ключевой фигурой, во многом определяющей успех проекта. К нему предъявляется ряд требований:

• быть последовательным сторонником изменений в компании;

• быть доверенным лицом собственников компании и хорошо понимать бизнес-процессы;

• обладать организаторскими способностями и авторитетом в компании;

• быть наделенным реальными полномочиями для управления проектной группой;

• иметь возможность участвовать во всех рабочих встречах по проекту

Менеджером проекта может стать один из руководителей компании - коммерческий или финансовый директор. В некоторых случаях им становится ИТ-директор. В любом случае, Менеджер проекта, по его завершению, имеет шанс стать "гуру" и повысить свой статус

Менеджер проекта отвечает за выполнение всех работ проектной группой в соответствии с планом-графиком. Консультант оказывает методологическую поддержку Менеджеру проекта для организации и выполнения всех работ, проводит настройку Системы, обучение персонала, обеспечивает эффективное взаимодействие с Архитектором проекта. Менеджер проекта на стадии промышленной эксплуатации Системы обеспечивает взаимодействие со службой поддержки КСИКОМ СЕРВИС.

В проектную группу от Заказчика входят также Владельцы бизнес-процессов (и/или Ключевые пользователи Системы), а также ИТ-специалист, ответственный за функционирование информационной инфраструктуры Заказчика.

Потоки работ проекта. Работы по внедрению Системы выполняются двумя параллельными потоками в соответствии с Планом-графиком работ:

– Разработка проекта автоматизации (фаза консалтинга),

– Внедрение Системы в соответствии с проектом автоматизации (настройка Системы, подготовка и ввод данных, обучение пользователей).

План-график работ содержит исчерпывающий перечень работ каждого этапа (фазы) проекта, ответственных за их выполнение, планируемые даты начала и завершения, конечный результат и форму его представления. В отдельном документе раскрывается содержание работ и приводятся инструкции для их выполнения.

Детальная регламентация всех выполняемых работ по проекту и разбивка его на логические этапы делает его управляемым и предсказуемым