Управления дистрибуцией в компании ACVILIN GRUP - компания КСИКОМ СЕРВИС

Окончательный проект. Разработка модуля управления дистрибуцией

Основные концепции, положенные в основу реализованного решения, следующие.

Для каждой торговой точки (контрагента) прописывается график ее посещения (с цикличностью — неделя) торговыми агентами, ответственными за определенные товарные группы. Каждый торговый агент отвечает за мобильный склад (автомобиль), с которого ведутся продажи товаров. Для автоматизации управления взаиморасчетами и логистикой доставки товаров в торговые точки, а также пополнения запасов и контроля баланса мобильных складов (стоимости товарных остатков в разрезе номенклатуры), используется специализированная форма в виде отчета торгового агента. При выборе торгового агента и даты, в ней отображается в виде матрицы торговые точки в соответствии с графиком их посещения агентом, список товаров, доступных агенту.

Утром из этой формы печатается маршрутный лист торгового агента с указанием торговых точек, которые он должен посетить. В течение рабочего дня в нее вносятся данные, полученные от агента по каждой торговой точке — отгрузки и возвраты товаров в разрезе номенклатуры, оплаты и возвраты денег, заявки торговых точек на доставку товаров, заявки агента на пополнение мобильного склада. После подтверждения отчета за день торговым агентом, модуль автоматически формирует:

• заказы на продажу товаров в торговые точки по отгрузкам агентов за день, а по ним — отгрузку и выдачи товаров с мобильного склада, разносит оплаты заказов торговых точек;
• заказы на продажу в торговые точки заявленных ими товаров, а по ним — заявки на доставку на следующий день и заявки на подбор на центральном складе;
• сборный приказ на отгрузку и пакет отгрузочных документов на каждую торговую точку в соответствии с маршрутом службы доставки на следующий день;
• заявки на комплектацию для пополнения мобильного склада торгового агента.

Кроме того, модуль рассчитывает товарные остатки на мобильном складе (которые могут быть инвентаризированы), текущую дебиторскую задолженность торговых точек для последующей сверки торговым агентом, а также средненедельную продажу товаров по каждой торговой точке в разрезе номенклатуры.

Разработка и тестирование модуля были завершены в сентябре 2007 года. Архитектор проекта внес соответствующие изменения в бизнес-процессы и инструкции пользователей. Менеджер проекта провел обучение персонала. Заказчик принял решение стартовать в октябре.

Запуск в промышленную эксплуатацию

Запуском Системы руководил консультант-аналитик. После ввода стартовых данных, центральный офис ACVILIN GRUP начал полномасштабную работу в Системе. Уже первые дни показали эффективность использования разработанного модуля управления дистрибьюцией. Несмотря на присущие этому этапу трудности адаптации персонала компании к новой учетной системе, отчеты торговых агентов обрабатывались в реальном времени, а ежедневные инвентаризации мобильных складов подтверждали корректность работы Системы. Основные задачи проекта были выполнены.

Результаты проекта. Мнение клиента

Анатолий Михайлов, исполнительный директор ACVILIN GRUP SRL

Время и усилия, потраченные на внедрение Системы DeloPro, несмотря на затянувшиеся сроки реализации проекта, не были напрасными. Было создано единое информационное пространство в территориально-распределенном бизнесе нашей компании, что качественно изменило достоверность и доступность информации.

Модуль управления дистрибуцией сделал для нас прозрачными не только торговых агентов, но и обслуживаемые ими розничные торговые точки, а их более 6000 тысяч. Мы теперь видим в реальном времени движение денег и товаров, можем эффективно управлять ассортиментом торговых точек на основании данных о средненедельных продажах, что является жизненно важным для развития нашего бизнеса. Полная автоматизация работы с торговыми агентами существенно снизила нагрузку на персонал, вероятность возникновения ошибок и злоупотреблений.

Существенно упростился процесс формирования маршрутов движения торговых агентов и экспедиции по розничным торговым точкам, полностью автоматизировано формирование сопроводительного комплекта документов на машину. Возможности Системы позволили наладить процессы распределительной логистики между центральным складом и удаленными складами филиалов.

Полгода работы в Системе показали эффективность взаимодействия с компанией КСИКОМ СЕРВИС, которая всегда оперативно поддерживала нас — реагировала на возникающие проблемы, выполняла необходимые доработки, оказывала помощь в решении нестандартных ситуаций. Хочется отметить высокий профессионализм консультантов и программистов компании.

На сегодняшний день в Системе работает центральный офис компании и мебельные салоны в Кишиневе, а также филиалы в Кагуле в Бельцах, всего около 60 пользователей. В первом полугодии мы планируем подключить филиалы в Камрате и Единцах. В конце года хотим начать подготовительные работы для внедрения системы управленческого учета и бюджетирования на базе решений компании КСИКОМ СЕРВИС.