Управления дистрибуцией в компании ACVILIN GRUP - компания КСИКОМ СЕРВИС

Проект автоматизации компании ACVILIN GRUP

Цель проекта — обеспечение работы центрального офиса компании ACVILIN GRUP и ее удаленных подразделений в on-line в единой базе данных.

Основные задачи — автоматизировать управление бизнес-процессами дистрибуции с использованием команд торговых агентов, оптимизировать работу службы доставки, процессы распределительной логистики и закупок товаров для поддержания надлежащего уровня складских запасов. Поставленные задачи решались на базе конфигурации ТОРГОВЛЯ и подсистемы АВТОТРАНСПОРТ и ДОСТАВКА.

Работы по проекту автоматизации начались в октябре 2006 года. Была создана команда внедрения, в которую от компании ACVILIN GRUP вошли исполнительный директор, технический директор (менеджер проекта), главный бухгалтер, а также ключевые пользователи отделов продаж и логистики. От КСИКОМ СЕРВИС в проекте участвовали два консультанта. Один из них — архитектор, который отвечал за разработку проекта автоматизации и оказывал методологическую поддержку менеджеру проекта для организации выполнения работ членами команды внедрения от заказчика. Второй — консультант-аналитик, курировал подготовку и ввод первичных и исторических данных, настройку и конфигурирование, тестировал доработки функциональности, обучал ключевых пользователей, а также участвовал в запуске Системы в опытную и промышленную эксплуатацию на территории заказчика.

Работы по внедрению проводились двумя параллельными потоками:

• разработка проекта автоматизации (фаза консалтинга);
• внедрение Системы в соответствии с проектом автоматизации (настройка и конфигурирование, подготовка и ввод данных, обучение пользователей).

Предварительный проект

Встречи проектной группы проводились на территории КСИКОМ СЕРВИС. Тщательность подготовки и продуктивность встреч команды внедрения позволила свести их к трем. Все остальные коммуникации осуществлялись с использованием электронной почты, ICQ и по телефону. Было утверждено техническое задание на проведение локализации Системы для учета особенностей налогового и таможенного законодательства республики Молдова. Для автоматизации работы торговых агентов решили использовать существующие механизмы Системы. Основные работы по локализации были завершены в декабре 2006 года.

Важная фаза проекта — отработка бизнес-процессов на тестовых данных — выполнялась в январе-феврале 2007 года ключевыми пользователями компании под руководством менеджера проекта с использованием ролевых инструкций. На завершающем этапе отработки под руководством консультанта-аналитика была проведена командная игра на реальных данных — компания ACVILIN GRUP в течение двух дней вела параллельный учет в Системе. В результате отработки был сформирован пакет замечаний к локализации, сформулирован перечень необходимых доработок проекта и функциональности. По инициативе Заказчика в перечень задач проекта стороны включили автоматизацию управления ассортиментом в торговых точках ("продажи с полки"). Была утверждена модель решения поставленной задачи с использованием существующего функционала Системы. Это решение оказало существенное влияние на дальнейший ход проекта

Опытная эксплуатация

Опытная эксплуатация Системы началась в апреле 2007 года. Первая неделя работы центрального офиса показала, что стороны недооценили объем операций, выполняемых при отработке бизнес-процесса работы торговых агентов. Операторы в конце рабочего дня на основании отчетов торговых агентов формировали около 1000 новых заказов торговых точек и заявок на доставку и вводили данные об оплате старых заказов. Затем уточняли маршруты службы доставки и торговых агентов на следующий день, готовили комплекты сопроводительных документов для каждой машины службы доставки и торговой точки. Выполнить эти действия вовремя без увеличения числа операторов было практически невозможно.

На встрече руководителей проекта были тщательно проанализированы результаты опытной эксплуатации. Было принято решение — модель учета не изменять, а для автоматической обработки отчетов торговых агентов разработать специализированный модуль.